株式会社サイエンスウェブ

お問い合わせ

ご提案「オンライン開催」試算

ホームページ制作 システム構築 そして 運営委員会の立場から

仕様書案

  • 開催種別 国内大会
  • 主催団体 学会
  • 開催期間 3日間以内
  • 開催場所 国内(日本語)

  • 参加登録 500名以内
  • 講演者数 100名(うち、ポスター発表 50名)
  • 分科会数 7課題(3時間単位)

  • 準備期間 6ヶ月間(受託から開催まで)
  • 広報開始 4ヶ月前(ホームページ公開)
オンデマンド開催 

制作費(開催前)
100万円

  • 30万円 ホームページ・公開 (5画面)
  • 30万円 アブストラクト・応募(Webシステム)
  • 20万円 参加登録・受付(Webシステム)
  • 10万円 参加費・徴収(Webシステム)クレジットカード
  • 10万円 講演動画・収集(MP4)
  • 開催期間と総括期間の費用は、別紙参照にて
ライブ開催1 

制作費(開催前)
200万円

  • 30万円  ホームページ・公開 (5画面)
  • 30万円  アブストラクト・応募(Webシステム)
  • 20万円  参加登録・受付(Webシステム)
  • 10万円  参加費・徴収(Webシステム)クレジットカード
  • 100万円 Zoom契約・設定
  • 10万円  講演動画・収集(MP4)
  • 開催期間と総括期間の費用は、別紙参照にて
ライブ開催2 

制作費(開催前)
200万円

  • 30万円  ホームページ・公開 (5画面)
  • 30万円  アブストラクト・応募(Webシステム)
  • 20万円  参加登録・受付(Webシステム)
  • 10万円  参加費・徴収(Webシステム)クレジットカード
  • 100万円 Zoom契約・設定
  • 10万円  講演動画・収集(MP4)
  • 開催期間と総括期間の費用は、別紙参照にて

どちらをご要望でしょうか?
講演動画・収集(パワーポイント)、ポスター動画・収集(パワーポイント/PDF)、事前連絡調整などもご相談いたします。

準備から開催前日の予算案

6ヶ月間

準備期間 適用 オンデマンド開催 ライブ開催1 ライブ開催2
広報 ホームページ CMS制作(5画面) 30万円 30万円 30万円
応募 アブストラクト Webシステム 30万円 30万円 30万円
登録 参加登録 Webシステム 20万円 20万円 20万円
徴収 参加費 Webシステム(クレジットカード) 10万円 10万円 10万円
準備 事務局  OP 連絡・運営準備 30万円 60万円 90万円
収集 講演   OP1 Zoom 契約・設定 100万円 100万円
講演   OP2 動画 MP4 10万円 10万円 10万円
講演   OP3 パワーポイント 動画 同じ 同じ 同じ
ポスター OP4 パワーポイント 動画/PDF 同じ 同じ 同じ
小計(A) 130万円 260万円 290万円

(消費税別)

説明1) ホームページ CMS制作・5画面 「表紙」「開催概要」「参加登録」「プログラム」「発表応募」などです。
説明2) アブストラクト Webシステム・応募 オンラインにて「演題投稿」「講演投稿」などを設定し、受付いたします。
説明3) 参加登録 Webシステム・受付 オンラインにて「マイページ」を設定いたします。
説明4) 参加費 Webシステム・徴収 オンラインにて「クレジットカード決済」を設定いたします。
「決済代行事務費/月額1万円」と「決済手数料/件(5%)」は、別契約いたします。
説明5) 事務局 OP 連絡・運営準備 参加登録者・大会委員と対応いたします。
説明6) 講演OP1 Zoom 契約・設定 仕様を契約し「画面設定(アカウント設定)」「発表者・登壇者」「会議設定」などを設定します。
説明7) 講演OP2〜4 収集・講演 どのオプションを選択しても、複数を選択しても10万円です(大容量ファイルの収集)

開催当日の予算案

3日間

開催期間 適用 オンデマンド開催 ライブ開催1 ライブ開催2
会場 賃借料 公共施設(定員150名)   500万円
賃借料 スタジオ(映像・音響) 120万円  
設営 装飾・機器 設営業者 50万円 50万円
受付 スタッフ PCO(5名)   50万円 50万円
登録 参加登録 Webシステム 30万円 30万円
徴収 参加費 クレジットカード 15万円 15万円
運営 進行管理 PCO(3名〜10名) 30万円 150万円
インターネット 保守オペレター(2名) 60万円 60万円
PC機器 操作オペレター(3名) 60万円 60万円
撮影・配信 映像・音響SE(3名) 60万円 60万円
収録 映像・音響SE(2名) 60万円 60万円
小計 535万円 1,035万円

(消費税別)

説明1) 会場開催 当日の参集者を150名(登録者500名の30%)と仮定いたします。スクール形式です。
「開会式」「基調講演」「記念式典」「閉会式」などを、動画とライブ配信いたします
説明2) スタジオ収録と配信 「開会式」「基調講演」「記念式典」「閉会式」「分科会」などを、動画とライブ配信いたします。
視聴時間: オンデマンド開催 ・動画 Vimeo 開催初日の朝9時から 開催期間の午前0時まで
・パワーポイント 開催期間の午前0時まで
ライブ開催 ・Zoom 開催初日の開会から 閉会時刻まで
・動画 Vimeo 開催期間の午前0時まで
・パワーポイント
制限: 動画とパワーポイント ダウンロードいたしません。

閉会翌日から報告まで

2ヶ月間

開催期間 適用 オンデマンド開催 ライブ開催1 ライブ開催2
運営 総括・決算 PCO(1名) 10万円 10万円 10万円
決算書 税理士(1名) 10万円 10万円 10万円
配信編集 映像・音響SE(3名) 210万円 300万円
小計 20万円 230万円 320万円

(消費税別)

視聴期限: オンデマンド開催 ・動画(Vimeo) 閉会翌日から3日間まで。
・パワーポイント
ライブ開催 ・Zoom 閉会2週間後から 60日間。
・動画 Vimeo 閉会翌日から 60日間。
・パワーポイント
制限: 動画とパワーポイント ダウンロードいたしません。
説明1) オンデマンド開催 事前収録し公開された動画は、編集なしで開催期間も閉会後も視聴が可能です。
ライブ開催 開催期間に配信・公開されたZoomや動画は、閉会後に編集(短縮・校閲・校正)し、公開いたします。
編集プロセスとして、発表者校正・主催者構成などの作業時間が必要です。
説明2) 動画 Vimeo 広告表示は一切ありません。 視聴を中断されることなく視聴できます。
転載されにくい。 登録者だけに視聴の範囲を設定でき、再生サイトも制限できます。
外出先でも視聴できます。 Wi-Fi環境にて動画を一時的にダウンロードし、モバイルにて視聴できます。

開催概要

標準機能

参加登録者

  • 新規登録を受付します
  • 「確認メール」が、登録者と事務局に自動送信されます。
  • 「マイページ」URLと「ID」「パスワード」が自動発行されます。
  • 「マイページ」から改訂・更新・取消が可能です。
  • 「マイページ」から論文投稿・アップロードできます。
  • アクセス制限(2段階)に対応しています。

主催者と事務局

  • 「専用画面」にて登録状況を確認し、ダウンロードできます。
  • 「プログラム」の更新・改訂が可能です。
  • 「専用画面」にて、分科会の編集が可能です。
  • 「専用画面」にて、座長・司会にメール送信できます。
  • 「専用画面」にて、論文リストをダウンロードできます。
  • アクセス制限(2段階)に対応しています。

開催フロー

開催期間に求められることも主催者が操作し運営できます。

研究者のソーシャルメディア戦略を支援する、それが私たちのミッションです。

標準ホームページ

●ご案内
会期・仕様・紹介・テーマ
●開催概要
ご挨拶 大会長
●プログラム
どんどん更新いたします
●参加登録
受付・クレジットカード決済
●論文投稿
受付・採用
●組織委員会
紹介・役割
●マニュアル案内
登録者マニュアル・発表者マニュアル・座長マニュアル・当日マニュアル
別画面
・参加者マイページ 登録・更新・改訂・取消
・事務局ページ   ダウンロード・配信・ほか

標準プログラム

第1日目 午前9時 ・開会挨拶
・協賛挨拶
・後援挨拶
・基調講演1
・基調講演2
午後1時 ・分科会1  5分間/名・10分間/名・15分間/名
午後3時 ・分科会2
第2日目 午前9時 ・分科会3
・分科会4
午後1時 ・分科会5
・分科会6
第3日目 午前9時 ・分科会7
午後1時 ・分科会8
午後3時 ・公開講演会
・総括講演
・閉会挨拶
3日間 午前9時から ポスターセッション

制作費

標準料金 制作 案内ホームページ 5画面 更新あり 日本語 30万円
標準料金 構築 参加登録システム 500名 参加者ページ・事務局ページ 20万円
論文投稿システム 160名 PDF/PPT(査読なし) 20万円
ポスター投稿システム 50名 PDF/PPT(査読なし) 20万円
運営マニュアル 4種類 登録者・発表者・座長・当日 10万円
標準料金 事務 進捗管理費 受託から 納品・閉会まで 10万円
標準料金 特別 レンタルサーバ 受託から 1年間 無料
小計 90万円
オプション OP1 オンデマンド配信 動画(Vimeo) 動画設定 5TBまで 20万円
オプション OP2 データ(MP4)収集 事前3ヶ月間 Dropbox利用 10万円
オプション OP3 海外連絡 事前3ヶ月間 メール 10万円
オプション OP4 クレジットカード決済 事前3ヶ月間と開催期間 1万円/月
+ 5%/件(国内会議)
+ 7%/件(国際会議)
オプション OP5 編集作業 事後2週間 PDF 100万円
参考 別1 ライブ配信 3日間 機材+スタッフ 150万円〜300万円
参考 別2 動画編集 2週間 音声・映像編集(MP4・Vimeo) 100万円〜200万円

2020年9月16日

Web開催 その緊要な課題は

2020年、新型コロナウイルス感染対策として
「Web開催」をご検討している皆さまへ

500名の参集者
オンデマンド開催と会場開催の併用
大会役員との詳細な打合せ

新型コロナウイルス感染の影響で、この3月から12月の期間に開催を予定していた「学会」「学術大会」「シンポジウム」の70%が、「外出自粛」や「三密を避ける」などの要請にて延期・中止となっております。
いま、主催者の関心は開催手段をリアルから「Web開催」「ヴァーチャル開催」に移っており、多くの問い合わせが寄せられています。
「Web開催」は、いくつかの種類があり、それぞれの実状(開催規模・発表形式・主催者)によって、仕様が大きく異なります。

サイエンスウェブは、主催者や役員、そして事務局スタッフから、次のお悩みを聞いております。

「開催準備と当日運営スタッフを、どのようにすればいいか、わからない」
「参加者に満足してもらえるイベントが実現できるか、悩んでいる」
「参加登録をしていない方が、勝手に内容を視聴できてしまうのでは」
「ファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止、印刷防止ができるのか」
「費用は、会場借料や交通費などの削減と同額で済むのだろうか」

サイエンスウェブは、そのような質問に真摯に対応させて戴きます。

Web開催の種類と仕様は、

最新の「Web開催」では、

  1. ライブ開催
  2. オンデマンド開催
  3. ライブ開催とオンデマンド開催
  4. Web開催と会場開催の併催
  5. ポスター投稿とセッション
  • ZoomなどWeb会議ツールの動画
    ライブストリーミング配信
  • 事前録画(PDF)・収集した動画(MP4)
  • 1と2の組み合わせ
  • 従来の会場開催を縮小し、Web開催と併催
  • 事前収集と発表の質疑応答

さて、ライブ開催で関心の高いZoomなどWeb会議ツールですが、一長一短があります。

  • A)参加者からの質問に答えるなど、コミュニケーションを取りながら進行できる。
  • B)シンプルな操作方法が可能。
  • C)画面を録画できる。
  • D)有料プランでも安い。
  • a)同時に複数画面を出せない、頻繁に画面を切り替えられない、画面が単調になる。
  • b)集中力が途切れて、不愉快と思われてしまう。
  • c)動きのある発表や、広角での画面には対応が困難
  • d)回線が安定せず、画面が固まったり、音声が途切れたりする
  • e)リンク発行(パスワード)のため、公開できない。

また、ライブストリーミング配信にも、長所と短所があります。

  • E)複数カメラとスイッチャーを用いた画面の切り替えが可能。
  • F)広い範囲を撮ることや、一点をズームアップで集中して撮ることができる。
  • G)話し手とスクリーンの画面を同時に表示できる。
  • f)開催期間での集中アクセスにより、ネットーワーク/サーバの負荷が大きい。
  • g)バックヤードの専門スタッフ体制(即時対応・更新管理・調整連絡)が必要。

これからのWeb開催は、

医学系の学会では、7月中旬からライブ開催とオンデマンド開催の併催が実施されておりますが、費用と準備に比べて評判はいまひとつとも言われております。
その主な機能は、

機能
発表スライド公開(本人のアップロード)
機能
発表スライド公開(事前収集・事務局操作)
機能
ポスターセッションにコメントを投稿し質疑する
機能
演題・ポスターごとにコメントを投稿し討論する
機能
事前収集・録画した動画(音声スライド)を公開する
機能
セッション会場から別のセッション会場にリンクする
展示
オンライン企業ブース
登録
オンライン参加登録(事前/当日)
決済
会費徴収(事前/当日)

いま世界が抱える様々な社会課題を解決していくために、ライブ・ストリーミング配信や、発表資料のダウンロードなど、様ざまなスタートアップ支援が検討されております。しかし、課題解決はこれからです。

ネットワーク/サーバ負荷に対応するシステム
それを扱う専門的な技術スタッフの確保
高額なサーバ利用料やネットワーク配信料など

多くの学会が、この秋から来春にかけて「総会」「学術大会」「研究集会」「国際会議」を数多く開催し、その知見を蓄積し、より賢く・より円滑に・より安く「Web開催」できる時期が来ることを確信しております。

いま、何をなすべきか、

「Web開催」は未知の世界であり、複雑で検証されていないアプリケーションに高い費用を払って開催することが、いますぐに必要でしょうか。参加者の集中力が途切れたり、発表者のセキュリティが防止できなかったり、当日システムと運営に対する不満が募ったり、さらに主催者ストレスを高めることになっては、重要な学会ブランドに傷がつきかねません。

2020年のいま、できるだけ既存オンライン・システム、アプリケーションなどを利用して可能な限り円滑な「Web開催」を実現することが必要でしょう。

サイエンスウェブは、500名の参集者・オンデマンド開催と会場開催の併用・大会役員との詳細な打合せにて仕様を起案し、研究成果の発表と学会発展に尽くしております。

サイエンスウェブは、いま「オンライン参加登録2020」などの既存システムを拡張し、参加登録者のみにアクセスできる「登録者画面」と、主催者だけがアクセスできる「事務局画面」により「Web開催」をサポートすることが可能です。

研究者のソーシャルメディア戦略を支援することこそ、私たちのミッションです。

サイエンスウエブ株式会社
Chief Technology Officer 丹野篤美

ご参考

オンライン参加登録2020
https://www.gakkai500.work/reg/
オンラインポスター投稿2020
https://www.gakkai500.work/poster/
オンライン会員登録2020
https://www.gakkai500.work/members/
オンライン論文投稿2020
https://www.gakkai500.work/paper/
オンライン役員選挙2020
https://www.yakuin-senkyo.work/
オンライン学会事務局2020
https://www.gakkai500.work/sec
オンライン開催・学会・シンポジウム支援2021
https://www.gakkai500.work/conf/
研究室ホームページ制作2021
https://www.datafile.work/labo/
科研費ホームページ制作2020
https://www.kaken2020.work/kaken/
会議開催案内ホームページ制作2020
https://www.datafile.work/symp/
[和英翻訳]アブストラクト
https://www.crl-corp.com/
[和英翻訳]論文投稿
https://www.corp-crl.com

了。